workom - Prozesse digitalisieren, Prozesskosten einsparen

Optimierung der Prozesskosten

Bei wiederkehrenden Rechnungen sind vom Brief öffnen bis zur Bezahlung der Rechnung oft viele Prozess-Schritte im Unternehmen notwendig. workom kann die Prozesse optimieren, automatisieren und bis zu 70% der Prozesskosten einsparen....

Kostentransparenz

workom ermöglicht eine vollständige Kostentransparenz aller Einzelpositionen der Rechnung. So können z. B. im Mobilfunkbereich alle Sondernutzungen, SMS-Verbrauch oder Roaming-Gebühren schnell und einfach überprüft und ggf. sogar auch sofort optimiert werden....

Schnelle Implementierung

Sowohl die workom Cloud Lösung als auch die Master Version lassen sich schnell und problemlos implementieren. Dank vieler Schnittstellen ist ein unkomplizierten Datenaustausch mit anderen Systemen möglich....

Schnelle Amortisation

Die Erfahrung der letzten Jahre zeigt, dass sich die Anschaffungskosten der Software bereits nach wenigen Monaten amortisiert haben. Diese Ersparnis resultiert aus der Prozessoptimierung und der Änderung des Nutzungsverhaltens....

Optimale Integration

workom ist als SAAS (Cloud) Lösung oder Master-Version verfügbar. Beide Versionen sind browserbasiert und lassen sich optimal in bestehende Internet oder Intranet-Lösungen integrieren....

Lange Lebensdauer

Basierend auf modernen Technologien und offenen Strukturen, sowie dem modularen Aufbau lässt sich workom immer wieder an neue Anforderungen oder Strukturänderungen anpassen. Ihre Investition ist sicher und auch bei zukünftigen Veränderungen nicht verloren.

Analyse der Nutzung

Gerade bei Kommunikations-Rechnungen ist es wichtig, das Nutzungsverhalten zu analysieren. Wohin wird wie mit wem telefoniert. Wie kann man die Nutzung optimieren. workom bietet diverse Auswertungsmöglichkeiten und einen Tarifoptimierer, der das Nutzungsverhalten analysiert und Verbesserungsvorschläge unterbreitet.

Reporting, Controlling

Für das Controlling und Reporting steht eine umfangreicher Report Generator zur Verfügung, mit dem die Daten in allen möglichen Varianten ausgewertet werden können. Alle Listen und Auswertungen lassen sich als Excel Dateien speichern.
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Mit workom, der E-Billing-Lösung der alphasystems gmbh, verwalten wir die Mobilfunkgebühren von ca. 800 Fraunhofer-Mitarbeitern“, so Kathrin Messer von der Gruppe Telecommunication der Fraunhofer-Einrichtung für Systeme der Kommunikationstechnik ESK

Kathrin Messer

workom im Überblick

Am Beispiel der Telefon- und Mobilfunkrechnungen wird die Arbeitsweise von workom besonders deutlich: Die mobile Nutzung hat zwischenzeitlich einen gewichtigen Stellenwert eingenommen, leider steigt hiermit auch die Anzahl der monatlichen Abrechnungen sowie der damit verbundene administrative Aufwand sprunghaft an.

Neben den Sprachdiensten steigt vor allem die Nutzung der Datenkommunikation. Der Aufwand für eine transparente Auswertung wird zur Herausforderung. Es beginnt mit der manuellen Rechnungskontrolle per Papier und der oft händischen Übertragung der Werte aus der Papierrechnung in die Buchhaltung. Oftmals finden nur Stichproben statt und eine effektive Kostenkontrolle ist nur bedingt möglich. Von der Zuordnung von verursachten Roamingkosten oder die verbrauchsgerechte Zuordnung und Auswertung von Datenflatrates ganz zu schweigen.

Das webbasierte workom bietet Ihnen die vollständige Lösung für Ihr Rechnungs-Controlling, gezielten Berichtsversand an die Verantwortlichen, interne/ externe (Weiter-)Verrechnungen oder die Erstellung Ihres individuellen Reports. Zu jeder Zeit haben Sie den transparenten Blick auf alle Vertragsdaten, Tarife, Optionen und können das Telefonieverhalten analysieren.

Mit workom verwalten Sie elektronische Rechnungen und automatisieren die Prozesse in der Rechnungsnachverarbeitung papierlos. Dies funktioniert z. B. mit Telefonrechnungen, Leasingrechnungen, Tankkarten, Kreditkartenabrechnungen, u. v. m.

workom nimmt im Unternehmen eine zentrale Rolle in der Rechnungsnachverarbeitung ein und hat daher auch einen großen Funktionsumfang. Je nach User-Berechtigung und natürlich auch basierend auf den Unternehmensanforderungen werden Sie nicht alle Funktionen sehen, bzw. nutzen. Die optimale Anpassung des Software-Werkzeugs an Ihre Unternehmensprozesse ist einer der großen Pluspunkte bei workom. Abhängig von Ihren Anforderungen sind die Prozesse weniger oder komplett automatisiert. Sie entscheiden!

Die auf der rechten Seite gezeigten Funktionen sind nur ein kleiner Auszug aus den vielfältigen Möglichkeiten, die Ihnen workom bieten kann. Alle Features sind über das Rechtemanagement kontrollierbar und könnnen im Rahmen des Customizing noch an Ihre Unternehmens- und Prozessbedürfnisse angepasst werden. Somit wird workom zu einem flexiblen Werzeug, das mit Ihren Anforderungen an eine moderne Rechnungsverarbeitung mit wachsen kann.

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Features

  • Manuelles oder automatisches Einlesen und Konvertieren der elektronischen Rechnungsdaten mit Prüfsummenbildung

  • Workflows zur Ausrichtung an Geschäftsprozesse im Intranet und per Email, SMS, etc.

  • Freigabeprozesse für Teildaten oder Gesamtrechnungen

  • Umfangreiches Rechtemanagement

  • Beliebige Vertretungs- und Vorgesetztenebenen

  • Frei konfigurierbare Eskalationsebenen

  • Budgetwarnungen für jeden Mitarbeiter oder ganze Abteilungen

  • Summierung von definierbaren Rechnungsobjekten (Tarife, Nummern, Kennzeichen) z. B. für Privatabrechnungen

  • Controlling-Funktionen zur Dokumentation von Missbrauch oder Budgetüberschreitungen

  • Zuordnung beliebiger Objekte zu Kostenstellen, Kostenstellen-Verwaltung

  • Erweiterte Vertragsverwaltungen zur Organisation (Mobifunk, Leasing, etc.)

  • Objektverwaltung (Mobiltelefone, Fahrzeuge, etc.)

  • Disposition von Leihobjekten

  • Import / Export – Schnittstellen für Dritt-Systeme (ERP, CRM, etc.)

  • Mandantenfähig

  • u. v. m.