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Mit einer massenhaften Umstellung auf die elektronische Rechnung könnten in der EU Kosten in Höhe von rund 40 Milliarden Euro pro Jahr gespart werden, hat die EU-Kommission ausrechnen lassen. Denn gedruckte Rechnungen sind teuer. Die Kosten für die Herstellung, den Versand und die Bearbeitung von Rechnungen auf Papier summieren sich EU-weit auf zig Milliarden Euro pro Jahr. Gerade bei regelmässig auftauchenden Rechnungspositionen wie Kommunikations- oder Leasing-Rechnungen steckt hier ein enormes Einsparungspotential.

Aber auch Aspekte wie Rechnungsverteilung, Freigabeprozesse oder Kostenkontrolle und -transparenz sind heute wichtige unternehmerische Kalkulationsfaktoren. Am Beispiel der Kommunikationsrechnungen werden diese Sachverhalte besonders deutlich: Früher beinhaltete die Telefonrechnung lediglich Einzelverbindungen. Heute werden gerade über Mobilfunkrechnungen eine Vielzahl von Kommunikationskosten und Sondertarife abgerechnet. Schon heute kann alles Erdenkliche über das Mobiltelefon bezahlt werden, die Abbuchung erfolgt automatisch über die Telefonrechnung.

Bei dieser Vielfalt und Vielzahl der Einzelpositionen ist eine zentrale Kontrolle nicht mehr möglich. Die Posten müssen von den jeweiligen Verantwortlichen nach dem Verursacherprinzip geprüft und freigegeben werden, eine Zuordnung auf dezidierte Kostenstellen wäre wünschenswert, ist aber selten realisierbar.

Gerade für Unternehmen bedeutet dies, die Rechnungen kostenintensiv zuzuordnen, manuell weiterzuleiten und zeitnah wieder zusammenzufügen. Musste man bislang etliche Tage Zeitverzug allein aufgrund des hausinternen Postweges und Verteilungsmechanismus zwischen den einzelnen Freigabeschritten einplanen, so könnte man mit einem intelligenten softwarebasierten System diesen Zeitraum auf die reine Bearbeitungszeit reduzieren und die Prozesse optimieren.

workom bietet Ihnen die Möglichkeit, genau diesen zeitraubenden Ablauf vollelektronisch abzubilden und vermeidet fehlerbehaftete Medienbrüche zwischen dem Eingang der Rechnung und deren Bezahlung. Daneben ermöglicht workom die automatische Zuordnung von Rechnungen und Rechnungspositionen auf die Kostenstellen, sorgt für hohe Kostentransparenz und ermöglicht dem Controlling die schnelle und umfassende Prüfung der Rechnung.

Mehr Informationen zum Thema eBilling und Rechnungsnachverarbeitung mit workom finden Sie auf der workom Homepage